Der Bestand beinhaltet einen kleinen Teil des dereinst an Urkunden reichen Archivs der Reichsstadt Schwäbisch Gmünd. Die Hauptmasse der Gmünder Urkundenlieferung wurde 1827 durch den Württembergischen Archivrat Lotter zum Verbleib im Königlichen Staatsarchiv Stuttgart (heute: Hauptstaatsarchiv Stuttgart (HStAS)) ausgehoben und aus der Stadt verbracht. Von diesen Aushebungen Lotters waren neben dem Stadtarchiv auch die Archive von Spital, Augustinerkloster, Dominikanerkloster, Franziskanerkloster, Kapuzinerkloster sowie des Franziskanerinnenklosters St. Ludwig und des Dominikanerinnenklosters Gotteszell betroffen. Hierdurch sowie durch nachfolgende Bestandsgliederungen und -neubildungen kam es im Staatsarchiv zu einer Vermischung der unterschiedlichen Provenienzen. Weitere Reste des reichsstädtischen Archivs wurden im Jahr 1900 auf Beschluss des Gmünder Gemeinderats unter Eigentumsvorbehalt zur dauerhaften Aufbewahrung an Stuttgart abgegeben und dort mit den Aushebungen Lotters zu einem Bestand vereinigt, der ferner noch weitere Zugänge aus antiquarischen Erwerbungen, Abgaben des Kameralamts Gmünd und der Staatssammlung für vaterländische Kunst- und Altertumsdenkmale erhielt. 1969 erfolgte eine Verlegung der Archivalien aus Stuttgart ins Staatsarchiv Ludwigsburg (StAL), wo sie heute die Bestände StAL B 177 L (Schwäbisch Gmünd, Reichsstadt), StAL B 177 S (Schwäbisch Gmünd, Reichsstadt) und StAL B 185 (Schwäbisch Gmünd, Reichsstadt: Dominikanerinnenkloster Gotteszell) bilden (siehe dazu auch die Online-Findmittel unter http://www.landesarchiv-bw.de/plink/?f=2-1183&a=fb, http://www.landesarchiv-bw.de/plink/?f=2-1186&a=fb und http://www.landesarchiv-bw.de/plink/?f=2-1178&a=fb). Weitere Überlieferungen Gmünder Provenienz finden sich hauptsächlich im HStAS im Königs- und Kaiserselekt (HStAS H 51, siehe http://www.landesarchiv-bw.de/plink/?f=1-2604&a=fb). Der in Schwäbisch Gmünd verbliebene Restbestand wurden nach der Neubegründung des Stadtarchivs 1937/39 ergänzt durch Urkunden aus der Erhard'schen Altertumssammlung (diese sind gestempelt und mit einer meist vierstelligen Nummer versehen) sowie durch Urkunden, die in den 1970er Jahren von der Landesarchivdirektion Baden-Württemberg aus dem Germanischen Nationalmuseum in Nürnberg erworben und in der Folge teilweise an die zuständigen Stadtarchive, darunter u.a. auch Schwäbisch Gmünd, restituiert werden konnten.

Die im Findbuch angegebenen Regesten bis 1500 wurden aus Nitsch (Bearb.), Urkunden und Akten 1-2, entnommen, wobei fehlerhafte Datierungen korrigiert wurden. Die Regesten zu den jüngeren Urkunden waren meist auf den alten Umschlägen aufgeschrieben und wurden nunmehr nach AUGIAS überführt. Wo beiliegende Regesten fehlten, wurden diese in knapper Form neu vom Unterzeichnenden erstellt. Leider erlaubte es zeitliche Gründe nicht, die vorhandenen Regesten inhaltlich auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen, und auch die neu angefertigten Regesten sind sehr knapp gehalten. Korrekturen, Ergänzungen und weiterführende Hinweise zu den Urkunden nimmt das Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd sehr gerne an.

Die Urkunden wurden zwischen dem 4. Mai 2018 und dem 13. Juni 2018 durch Dr. David Schnur von Fremdkörpern (v.a. Folie, aber auch Metallklammern) befreit, chronologisch geordnet, mit neuen, fortlaufenden Signaturen versehen und fachgerecht verpackt. Transkriptionen und / oder moderne Übersetzungen, die Originalurkunden beiliegen, wurden im Bestand belassen, jedoch aufgrund des in aller Regel säurehaltigen Trägerpapiers in eigene Umschläge eingeschlagen. Kopien von auswärts verwahrten Urkunden, die sich im Bestand auffanden, sowie Reproduktionen von im Bestand vorhandener Originale wurden dem Bestand "G2 - Urkunden zu den Regestenbänden" zugeordnet. Ferner wurden auch Einzelstücke, die keine Urkunden darstellen (u.a. Militärpass von 1914, Reichswehrausweis von 1920 und Reiseunterlagen zur Leipziger Messen von 1948), ausgeschieden und anderen Beständen zugeordnet; wieso sich diese Einzelstücke hier befanden, ist nicht bekannt, dürfte jedoch auf eine versehentliche Zuordnung zurückzuführen sein. Die bisher übliche, gesonderte Aufbewahrung der Königs- und Kaiserurkunden im Panzerschrank sowie des Besitzergreifungspatents von Herzog Friedrich II. von Württemberg aus dem Jahr 1802, das bislang im sogenannten Papstzimmer ausgestellt war, wurde aufgehoben, sodass der Bestand nunmehr geschlossen im Magazin vereint ist. Die Pergamenturkunden dieses Bestandes wurden im Februar 2019 durch ICARUS e.V. (Österreich, St. Pölten) im Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd gescannt und auf monasterium.net veröffentlicht.