Das Borkener Stadtarchiv verwahrt einen umfangreichen Fundus an über 700 Urkunden, die vornehmlich den Provenienzen der Stadt sowie des früheren Armenstifts „Heilig-Geist-Hospital“ entstammen. Bereits früh muss es eine Verwahrstelle für die Privilegien der Stadt gegeben haben, denn die ältesten heute noch erhaltenen Urkunden gehen bis ins 13. Jahrhundert zurück. Erstmals dokumentiert ist ein Verwahrort, mutmaßlich eine Truhe, im Jahr 1624. In den Wirren des Dreißigjährigen Krieges bestrafte Kurfürst Ferdinand von Köln (1577-1650) die westmünsterländische Stadt, weil sie ihre Tore vor den katholischen Truppen geschlossen hielt. Dafür musste sie zeitweilig alle älteren Dokumente abgeben und neben Einquartierungen auch noch eine Strafe von 5.000 Reichstalern zahlen.

Die erste nachweisbare Ordnung des städtischen Archivs wurde um 1739 durch den Scholastiker Jodocus Hermann Nünning (1675-1753) durchgeführt. Auch spätere Ordnungsversuche, etwa um 1798 durch den Notar Johannes Baptista Pulch (1767-unbekannt) oder um 1835 durch den Rektor Johann Starting (1793-1875), brachten nicht das gewünschte Ergebnis. Erst im Rahmen der Vorbereitung der 700-Jahrfeier der Stadt im Jahr 1926 regestierte der Münsteraner Hilfsarchivar Heinrich Pottmeyer (1862-1930) die damals bekannten 422 Urkunden. Wenige Jahre später setzte der der spätere Osnabrücker Generalvikariatsrat Heinrich Lünenborg (1901-1970) die Regestierung fort. Weitere Urkunden kamen schließlich durch Nachverzeichnungen von Archivalien, Kauf oder Schenkungen in den Besitz der Stadt.

Der Bestand wurde im November 2021 im Rahmen des Projekts „Monasterium“ digitalisiert. Ziel der Maßnahme ist es, den reichhaltigen Fundus an Urkunden konservatorisch zu schonen und den Bestand zukünftig der wissenschaftlichen Forschung sowie der Öffentlichkeit deutlich sichtbarer als bisher zu machen.

Die Urkunden-Digitalisate werden in den kommenden Monaten nach Abschluss der Prüfung der vorliegenden Regesten sukzessive durch die vorliegenden (Kurz-)Regesten ergänzt.