Het inventariseren en beschrijven van de charters in deze archieftoegang kent een lange geschiedenis. Deze geschiedenis is uitgebreid beschreven door N.G.H.M. Eussen en J.M.A. Kreukels in de inleiding bij hun in 1978 gepubliceerde inventaris 'Het Stadsarchief Sittard 1243-1794' en behoeft hier dus niet herhaald te worden. Het is voldoende om hier de inventarissen te noemen die in de loop der tijd van het oude bestuursarchief van Sittard zijn gepubliceerd.
Een eerste beschrijving publiceerde Provinciaal Archivaris G.D. Franquinet in 1872. Hij gaf een chronologisch geordende lijst met regesten van 38 akten uit de periode 1276-1681 die hij had aangetroffen in het bestuursarchief van de Sittard onder het hoofdstuk: 'Inventaris der oorkonden berustende ten archieve van de gemeente Sittard' in zijn publicatie 'Overzicht der gemeente archieven en beredeneerde inventaris der oorkonden en bescheiden van de gemeenten Sittard en Venlo, uitgegeven op last van Gedeputeerde Staten', Archiefwezen in Limburg (Maastricht: Henri Bogaerts, 1872).
Vervolgens inventariseerde de in 1876 benoemde gemeente-archivaris van Sittard, M. Jansen, het oud archief van de stad en publiceerde de inventaris in twee delen: 'Inventaris van het oud archief der gemeente Sittard' (Sittard en Roermond, 1878 en 1880). Jansen geeft (vaak uitgebreide) omschrijvingen van enkele honderden charters.
Enkele decennia later verscheen van de hand van J.M. van de Venne, commies bij het Rijksarchief in Limburg te Maastricht, opnieuw een beschrijving van het oude archief van de gemeente: 'Inventaris van op het Gemeente-Archief van Sittard bewaarde archieven over de jaren 1243-1798 (Sittard, [1920]). Deze inventaris bevat een systematisch geordende lijst van 735 beknopte omschrijvingen van charters en bescheiden, aangevuld met een 81 nummers tellende lijst van regesten.

In 1978 verscheen vervolgens de bovengenoemde inventaris van Eussen en Kreukels. Zij namen niet alle charters die zij aantroffen in het bestuursarchief op in hun inventaris. Een aantal charters hebben zij buiten de inventaris gelaten. Daarbij is de overweging blijkbaar geweest dat deze bescheiden geen betrekking hebben op het stadsbestuur. Eussen en Kreukels hebben deze keuze niet verantwoord in hun inleiding. Achteraf gezien is het duidelijk dat zij hebben getracht om een scheiding aan te brengen in de archieven van het stadsbestuur en de schepenbank. Bescheiden die naar hun inzien behoorden tot het archief van de schepenbank of geen betrekking leken te hebben op het stadsbestuur, hebben zij daarom niet in hun inventaris opgenomen. Dit scheiden van het stadsarchief in een bestuurlijk en een gerechtelijk deel is overigens een merkwaardige keuze van Eussen en Kreukels. Want in hun beschrijving van de geschiedenis van het archief vermelden zij dat het 'noodlottig' is geweest dat in de Franse tijd 'de oude stadsarchieven, die archivistisch bezien een organisch gegroeid geheel vormden, gesplitst werden in een administratief en een rechterlijk gedeelte'. Hoe dit ook zij, Eussen en Kreukels hebben een aantal charters niet beschreven in de inventaris van het bestuursarchief en apart geborgen in de charterkasten onder de inventarisnummers die M. Jansen en J.M. van de Venne aan deze stukken hadden toegekend. Onder deze nummers zijn deze stukken van 1978 tot op heden (2015) bewaard.

In 2014 heeft het Euregionaal Historisch Centrum Sittard-Geleen opdracht gegeven aan Knops Boekrestauratie te Munstergeleen om de verzameling charters die sinds 1978 in houten kasten waren geborgen, te bewerken. Het doel van deze bewerking was om de charters te schonen, vlakken, restaureren en verpakken in zuurvrije materialen en dozen. Ook de charters die Eussen en Kreukels onder de inventarisnummers van Jansen en van de Venne hadden geborgen, zijn gerestaureerd. Daarbij is besloten om deze charters in een aparte toegang te beschrijven, te voorzien van een inventarisnummer en toegankelijk te maken via archieven.nl en de website van het EHC Sittard-Geleen. Op deze wijze zijn deze charters voortaan raadpleegbaar voor het publiek.

Het is niet meer te herleiden of de charters die in deze toegang zijn beschreven, altijd deel hebben uitgemaakt van het oude stadsarchief. Zij zijn in ieder geval beschreven in één of meerdere van de drie inventarissen van het oud archief van Sittard, die Franquinet, Jansen en van de Venne in de jaren 1872, 1878-1880 en 1920 hebben samengesteld. Aldus moeten zij toen in dit archief zijn aangetroffen. Het bepalen van de verblijfplaats van deze stukken of het archief waartoe deze bescheiden hebben behoord vóór deze jaren, is een lastige zaak. Eussen en Kreukels hebben in ieder geval geoordeeld dat deze charters niet tot het bestuursarchief van Sittard hebben behoord, maar tot het archief van de schepenbank van Sittard of een ander archief.
Het moge duidelijk zijn dat deze toegang enkel is bedoeld als een tijdelijk overzicht met het doel deze charters digitaal toegankelijk te maken. De indeling van deze toegang is daarom opgezet als een eenvoudige en voorlopige ordening van de beschreven charters. De charters die zijn uitgevaardigd door de schepenbank Sittard zijn geplaatst in het hoofdstuk 'Schepenbank Sittard' en zo is hetzelfde gedaan met de charters die zijn verleden voor de schepenbanken Born, Tüddern en Limbricht. De overige charters zijn geordend onder het hoofdstuk 'Overige charters'. Bij een definitieve beschrijving, ordening en toedeling aan archieven van de hier beschreven charters, zal per charter moeten worden bekeken in welk archief het thuishoort. Daarbij is het niet vanzelfsprekend dat een charter dat is uitgevaardigd door de schepenbank van Sittard in het archief van die instelling behoort. Immers, de hier beschreven charters betreffen op een enkele uitzondering na grossen die in handen zullen zijn gegeven van één van de partijen die in de beschreven akte optreden. En aldus zullen deze charters oorspronkelijk hebben berust in de archieven van die partijen.

Tevens zijn in deze toegang vijf charters beschreven die afkomstig zijn van het Regionaal Historisch Centrum Limburg te Maastricht. Aldaar waren zij opgeborgen onder toegangscode 01.056B onder de titel Schepenbank Sittard 1327-1692. Deze charters zijn bij overeenkomst van 14 september 1994 door de rijksarchivaris in de provincie Limburg in bewaring gegeven aan de archivaris van de gemeente Sittard. Van deze charters waren nog geen omschrijvingen of regesten beschikbaar. In het kader van het samenstellen van deze toegang zijn daarom omschrijvingen vervaardigd. Het betreft de charters met de inventarisnummers 23, 24, 36, 38 en 46.

In deze toegang zijn de omschrijvingen en regesten overgenomen uit de inventarissen van Franquinet, Jansen en van de Venne. Daarbij zijn de gegevens in die inventarissen niet gecontroleerd en aangepast, met uitzondering van de datumregel van de charters.
De omschrijvingen van de charters zijn voorzien van een nieuw nummer, benodigd voor de berging in zuurvrije dozen in het kader van het hierboven genoemde restauratieproject.

De foto's van de charters zijn gemaakt door Vic Hendriks en Hans Nijsen. De transcripties zijn gemaakt door Margot Muijtjens en Jean Fijen.