Im Archivverbund Stadtarchiv/Staatsfilialarchiv Bautzen werden ca. 6.300 Urkunden aufbewahrt, davon stammen ca. 4.500 Urkunden aus dem Bestand des Stadtarchivs. Diese umfassen einen Zeitraum von 1256 bis 1902. Während es für einige Oberlausitzer Städte Urkundenbücher gibt, fehlt ein solches für Bautzen. Bis 1945 wurden lediglich ausgewählte Urkunden im Neuen Lausitzischen Magazin und im Codex diplomaticus Lusatiae superioris ediert. Neuere Editionen sind nicht vorhanden.

In monasterium werden bis dato nur Urkunden aus dem Stadtarchiv online zur Verfügung gestellt, deswegen beziehen sich nachfolgende Erläuterungen nur auf die Urkunden des Stadtarchivs.

Die reiche Überlieferung im Stadtarchiv resultiert aus der deutschlandweit einzigartigen Verfassungssituation des historischen Markgraftums Oberlausitz, wo sich im Verlauf des 14. Jahrhunderts ein duales Ständesystem ohne einen residierenden Dynasten im Land herausgebildet hatte. Landesherr war mit Ausnahme einer kurzen Unterbrechung in der zweiten Hälfte des 13. Jahrhunderts über viele Jahrhunderte der König von Böhmen. Das blieb auch so, als die Oberlausitz 1635 als böhmisches Lehen an den Kurfürsten von Sachsen überging. Der Landvogt als Vertreter des Landesherrn residierte formal auf der Ortenburg in Bautzen. In dessen Abwesenheit war der Hauptmann von Bautzen der Statthalter der Oberlausitz, was die erhöhte Urkundenfrequenz erklärt. Diese historischen Wechselfälle spiegeln sich in den Urkunden des Stadtarchivs Bautzen wieder, weisen doch die mittelalterlichen und frühneuzeitlichen Urkundeninhalte bis nach Brandenburg und vor allem nach Osteuropa, nach Böhmen, Schlesien und Ungarn, ehe sie zunehmend die Beziehungen zu Sachsen aufdecken.

Eine besondere Rolle innerhalb der Ständeverfassung spielten die königlich-böhmischen Städte Bautzen, Görlitz, Kamenz, Lauban/Luban, Löbau und Zittau, die gemeinsam mit dem Landstand, der sich aus den größtenteils adligen Rittergutsbesitzern und den geistlichen Stiftern zusammensetzte, weitgehend autonom die Geschicke des Landes bestimmten. Der Bautzener Rat fungierte durch seine Nähe zum Sitz des Landesherrn häufig als Mittler. Eingehende wie ausgehende Schriftstück wurden oftmals durch ihn in Empfang genommen. Daher finden sich zahlreiche Urkunden mit landesherrlichen Inhalten im Bestand des Bautzener Stadtarchivs.

Zudem gibt es Urkunden aus der Provenienz des Franziskanerklosters, das im Zuge der Reformation aufgelöst wurde und dessen Urkunden zum Teil in das Ratsarchiv überführt wurden. Auf Grund der verlorenen Rechtskraft wurden einige dieser Urkunden als Bucheinbände für spätere Ratsbücher verwendet, aus dessen Funktion sie später wieder herausgelöst wurden.

Die Urkunden wurden zwischen 1889 bis ca. 1929 von Dr. Paul Arras, Gymnasiallehrer und ab 1900 erster Bautzener Stadtarchivar im Nebenamt chronologisch geordnet und mittels Kurzregesten erschlossen. Ungeachtet einer Überarbeitung einiger Regesten im Zuge der Tausendjahrfeier der Stadt Bautzen 2002 wird die vorliege Erschließung modernen Anforderungen nicht gerecht, woraus sich ab 2013 ein Projekt zu einer den heutigen Anforderungen entsprechenden Erschließung ableitete. Vorausgegangen war die Digitalisierung des Gesamtbestandes im Jahr 2011, die den „Praxisregeln Digitalisierung“ der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) entsprach und in Zusammenarbeit mit der Firma Herrmann & Kraemer mit Sitz in Garmisch-Partenkirchen realisiert wurde.

Die Erschließung der Urkunden erfolgte seit Projektbeginn 2013 schrittweise. Dafür wurden unter der Projektleitung des Historikers und Rechtswissenschaftlers Dr. Lars-Arne Dannenberg mehrere Historiker gebunden, die mittels der Erschließungssoftware AUGIAS pro Urkunde 25 Erschließungsangaben erfassten, von denen neun in die Datenbank „monasterium“ aufgenommen wurden (Regest, Ausstellungsort, Provenienz, Beglaubigungsmittel, Beschreibstoff, Format, Vermerke auf Urkunde, Sprache, weitere Personen). Dabei ist zu beachten, dass die Bezeichnungen der Erschließungsangaben teilweise voneinander abweichen:

Arras hat die Urkunden streng chronologisch gereiht, für die einzelnen Urkunden jedoch keine Signaturen vergeben. Suchkriterium war das Datum der Urkunde. Für die Digitalisierung war die Vergabe einer Signatur jedoch unbedingt notwendig, so dass 2011 jede Urkunde eine fortlaufende vierstellige Signatur, beginnend mit 0000, erhielt. Dabei wurden auch Urkunden berücksichtigt, die sich organisch nicht mehr im Bestand des Stadtarchivs befinden, von denen aber z.B. noch Regestentaschen oder Regesten überliefert sind. Zusätzlich erweitert wird der Bestand durch eine Reihe von Urkunden, die als Vidimus oder Transsumpt im Bestand überliefert sind und ebenfalls digitalisiert wurden. Der Nutzer in der Datenbank „monasterium“ kann über die Erschließungsangabe und/oder das Digitalisat ermitteln, in welcher Form die Urkunde tatsächlich vorhanden ist. Nachträglich aufgefundene Urkunden wurden mit einer laufenden Nummer versehen und fortlaufend in den Bestand eingereiht. Die Anzeige der Urkunden in „monasterium“ wiederum erfolgt streng chronologisch.

Im Feld „Editionen“ stehen Hinweise auf Veröffentlichung der Urkunden. Die verwendeten Abkürzungen beziehen sich auf folgende Editionsreihen:

• BullPol = Bullarium Poloniae (Bd. 1 und 3 erschienen), hrsg. von Irena Sulkowska-Kuras / Stanislaw Kuras, Rom/Lublin 1982-1988
• CDBo = Codex diplomaticus et epistolaris regni Bohemiae, 5 Bde., Prag 1912-1981/82
• CDBr = Codex diplomaticus Brandenburgensis, hrsg. von Adolph Friedrich Riedel, Berlin 1838-1869
• CDLS = Codex diplomaticus Lusatiae superioris, 1. Bd., hrsg. von Gustav Köhler, Görlitz 21856.
• CDS = Codex diplomaticus Saxoniae (regiae), 14 Bde., Leipzig 1864-Hannover 2006.
• CDSil = Codex diplomaticus nec non epistolaris Silesiae, hrsg. von Karol Maleczynski, Breslau 1956.
• Diplomatarium Vallis s. mariae monasterii sanctimonialium ord. Cist. (Urkunden St. Marienthal), hrsg. von Richard Döhler, Görlitz 1902 (auch NLM 78 [1902])
• GermPont = Germania pontificia, hrsg. von Brackmann/ Schiefer (vor allem die Bände zu Mainz
• Dob = Regesta diplomatica necnon epistolaria historiae Thuringiae, 4 Bde., hrsg. von Otto Dobenecker, Jena 1896-1939
• JL = Regesta Pontificium Romanorum, hrsg. von Jaffé/ Löwenfeld, Leipzig 1885/88 [ND Graz 1956] (eigentlich Regesten, aber zum Abgleich geeignet)
• NLM = Neues Lausitzisches Magazin
• UBDobr = Urkundenbuch des Klosters Dobrilugk und seiner Besitzungen, hrsg. von Rudolf Lehmann (Urkundenbuch des Markgraftums Niederlausitz 5), Leipzig/Dresden 1941/42
• UBMagd = Urkundenbuch des Erzstifts Magdeburg, hrsg. von Friedrich Israel, Magdeburg 1937.
• UBMers = Urkundenbuch des Hochstifts Merseburg, 1. Teil, bearb. von Paul F. Kehr, Berlin 1899
• UBNau = Urkundenbuch des Hochstifts Naumburg, Bd. 2, hrsg. von Hans K. Schulze, Köln/Weimar/Wien 1997
• UBPf = Urkundenbuch des Klosters Pforte, hrsg. von Paul Böhme, 2 Bde., Halle 1893-1915
• BullFr = Bullarium Franciscanum, 4 Bde., hrsg. von Johannes Hyacinthus Sbaralea, Rom 1761-1768

Die Erschließung und Übertragung der Urkunden in die Datenbank „monasterium“ erfolgt schrittweise und wird jährlich ergänzt.