Bereits wenige Jahre nach der Gründung der Universität Wien im Jahr 1365 gibt es erste Hinweise auf die Aufbewahrung der universitären Unterlagen. So wurde im Jahr 1388 die erste "Archa universitatis" angeschafft. In diese eisenbewehrte Archivtruhe hinterlegten die Rektoren die rechtssichernden Urkunden und Siegel der Universität.

Seit 1980 befindet sich das Archiv der Universität Wien in jenem Trakt der Alten Universität, der bis 1884 die Universitätsbibliothek beherbergte. Die Alte Universität ist der älteste erhaltene Standort der Universität Wien. Sie wurde unter der Ägide des Jesuitenordens im Laufe des 17. Jahrhunderts errichtet. Der Gebäudeteil, in dem das Archiv der Universität Wien untergebracht ist, erhielt seine heutige Gestalt jedoch erst in der ersten Hälfte des 19. Jahrhunderts, als die Universitätsbibliothek ausgebaut wurde. Schon der mittelalterliche Vorgängerbau, das Herzogskolleg, hatte seit 1385 an dieser Stelle als Sitz der Wiener Universität gedient. Hier befand sich als Annex zum Herzogskolleg auch eine dem Hl. Benedikt geweihte Kapelle, in der schon im Mittelalter und im 16. Jahrhundert wertvolle Archivalien und Urkunden der Universität gelagert wurden. Der heutige Standort des Universitätsarchivs bietet somit eine Reihe von Anknüpfungspunkten zur reichhaltigen Tradition der Wiener Universität und ihrer Archivbestände.

Das älteste umfassende Inventar- und Findbuch stammt aus dem Jahr 1708. Mit Karl Schrauf wurde 1875 der erste hauptamtliche Berufsarchivar und Historiker eingestellt, der die historischen Bestände der verschiedenen Stellen zusammenführte und der Forschung zugänglich machte. Das Universitätsarchiv wurde mit Einschluss der Amtsbibliothek (ehem. Rektoratsbibliothek) und der Schausammlung ("Universitätsmuseum") zu einer Service- und Forschungsstelle für Universitäts- und Wissenschaftsgeschichte. Ab 1975 gehörte es als gesonderte Abteilung der Universitätsdirektion an und wurde mit der Einführung des UOG 1993 am 1. Jänner 2000 in eine Dienstleistungseinrichtung umgewandelt. Mit der Implementierung des UG 2002 im provisorischen Organisationsplan wurde das Universitätsarchiv am 1. Jänner 2004 zu einer Subeinheit der Dienstleistungseinrichtung Bibliotheks- und Archivwesen.

Für eine detaillierte Geschichte des Archivs vgl. Kurt Mühlberger, "Schätze aus sieben Jahrhunderten: Das Archiv der Universität Wien" (https://bibliothek.univie.ac.at/archiv/schaetze_aus_sieben_jahrhunderten_das_archiv_der_universitaet_wien.html).

Das Universitätsarchiv Wien beherbergt heute hunderte Urkunden, deren Entstehung auf das Mittelalter und die Neuzeit bis ins 21. Jahrhundert hinein datiert. Diese Dokumente finden sich im Wesentlichen in drei Beständen des heutigen Archivs, die jedoch nur teilweise im Rahmen von Monasterium.Net öffentlich zugänglich sind. Derzeit (Stand: März 2021) sind alle Urkunden aufgrund von Bauarbeiten ausgelagert und im Lesesaal nur auf Mikrofilm zugänglich.

Die auf Monasterium.Net zu findenden Urkunden des Universitätsarchivs Wien stammen alle aus der Sammlungsreihe 108 – Urkundenreihen "A-B". Dieser Bestand besteht aus insgesamt 385 Urkunden und Akten verschiedener Provenienzen. Der Großteil (157 Betreffe) entstand an der Universität bzw. in deren Umfeld und enthält Urkunden zum universitären Grund- und Hausbesitz, zur Gerichtsbarkeit, aus der Verwaltung verschiedener Stiftungen, zu den Verlassenschaften von Universitätsangehörigen sowie Zeugnisse anderer Universitäten.

Mindestens 117 Urkunden stammen aus dem Besitz des Zisterzienserinnenklosters St. Niklas vor dem Stubentor, das während der Belagerung Wiens durch die Osmanen 1529 zerstört wurde. Der Klosterbesitz wurde von Ferdinand I. 1535 an die Universität sowie an das Kloster St. Dorothea übergeben. 1563 erwarb die Stadt Wien nach einem langwierigen Rechtsstreit mit der Universität einen Teil der Güter. Weiters können zwei kleinere Unterbestände ermittelt werden, die Besitzangelegenheiten der niederösterreichischen Adelsfamilien Kadauer (28 Urkunden) und Kling (25 Urkunden) behandeln. Diese gelangten vermutlich durch Schenkungen an die Universität (möglicherweise zunächst an das St. Niklas-Kloster). Die restlichen 58 Urkunden können keiner dieser Gruppen zugeordnet werden.

In den im Archiv vorhandenen älteren Repertorien sind die Urkunden nicht verzeichnet. Der Universitätsarchivar Anton von Hye hatte im Schlagwortregister des von ihm 1836 erstellten Archivrepertorium zwar den Betreff "S. Nicolai bona" aufgenommen (UAW, R 36.8), aber diesem Schlagwort keine Ladulanummer bzw. Folioangabe zugeordnet. Ob Hye die Urkunden des St. Niklas-Klosters kannte, kann aufgrund der Quellenlage nicht sicher gesagt werden. Allerdings wurden auf einigen Urkunden (A 7, A 12, A 27, A 46 und B 177 b), die alle zum Bestand des Klosters gehören, der Vermerk "Ad Lad. 43" angebracht. Dieser passt zu Hyes Ordnungsprinzip der von ihm aufgenommenen Archivalien, die nach Ladulae (1-42) geordnet wurden.

Andererseits dürften sich die Urkunden weitgehend in der Registratur befunden haben und wurden im Zuge von Verlassenschaftsabhandlungen einzelner Universitätssyndici offenbar von dort entfernt. Ab den 1870er Jahren wurden sie in mehreren Etappen wieder aufgefunden.

1874 bot der Wiener Antiquar Ignaz Altmann dem Akademischen Senat neben den beiden ältesten Bänden der Rektoratsmatrikel verschiedene Handschriften und Urkunden an, die angeblich 1773 aus dem Universitätsarchiv entfernt worden waren (Mühlberger/Wakounig, S. 202). Darunter befanden sich 39 Urkunden, die Stücken aus den beiden Urkundenreihen zugeordnet werden können. Nachdem der als Gutachter beigezogene Theodor von Sickel den Kauf empfohlen hatte (UAW, 131.67, Nachlassfragment Theodor von Sickel, Bericht Sickels an den Akademischen Senat, 09.05.1874), ersuchte der Senat Hye um Auskunft, ob die angebotenen Urkunden zum Universitätsarchiv gehört hätten. Dieser meinte, dass die Urkunden möglicherweise aus der Registratur stammten und somit in die Verantwortung des jeweiligen Universitätssyndicus fielen; deshalb könne er auch nicht sagen, auf welche Weise sie aus der Universität entfernt worden waren (Mühlberger/Wakounig, S. 203; UAW, R 28.21 Senatssitzungsprotokolle, fol. 65v-66v). Die Befragung Altmanns ergab, dass er die Archivalien von der Witwe des 1873 verstorbenen Universitätssyndicus Karl von Heintl erworben hatte (UAW, R 28.21, fol. 64). Nach Verhandlungen mit Altmann und der Witwe Heintls erwarb die Universität sämtliche Archivalien um 300 Gulden (UAW, R 28.21, fol. 171r); eine ursprünglich angedachte Regressforderung an Frau Heintl wurde nicht weiter betrieben (UAW, R 28.21, fol. 139v-140r, 171r-172r).

1876 entdeckte der Rektor Karl Langer im alten Universitätshaus (Sonnenfelsgasse 19) in einem Gewölbe zwischen der alten Registratur und dem Archiv ein Kästchen mit etwa 70 Pergamenturkunden (Grössing/Mauterer, S. 611f.; UAW, Akademischer Senat, SZ 397 aus 1876/77; ebd., SZ 1235 aus 1877/78; beides im Nachlass Schrauf 131.86). Diese wurden dem Adjunkten Hyes, Karl Schrauf, zur Bearbeitung übergeben. Das Kästchen, in dem sie aufbewahrt worden waren, stellte sich nach einer Untersuchung als die sogenannten "Celtis-Kiste" heraus. In ihr waren ursprünglich die Insignien des 1501 gegründeten "Collegium poetarum et mathematicorum" aufbewahrt worden. Welche Urkunden in der Kiste gefunden wurden, kann nicht mehr rekonstruiert werden, da das von Schrauf erstellte und seinem Bericht an den Senat beigelegte Verzeichnis nicht mehr erhalten ist.

Schließlich legte Schrauf 1884 ein Verzeichnis von 209 Urkunden an, die in einer Kiste im Haus Sonnenfelsgasse 23 gelagert waren und sich vorher auf dem Dachboden des Kanzleidirektors Heller befunden haben sollen (UAW, Archivakten, 91 von 1884; ebd., Akademischer Senat, SZ 719 aus 1884/85; beides im Nachlass Schrauf 131.86).

Beide Urkundenreihen sind durch eine von Schrauf angelegte Zettelkartei erschlossen, die vereinzelt spätere Ergänzungen enthält. Zu jeder Urkunde sind Signatur und Regest verzeichnet.

Der im Bestand enthaltenen 385 Urkunden wurden von Karl Schrauf in zwei Reihen geordnet. Die Ordnung ist weitgehend chronologisch, eine darüber hinausgehende inhaltliche Ordnung ist nicht zu erkennen. Von den insgesamt vergebenen 418 Signaturen gingen einige Stücke nach der Aufnahme durch Schrauf verloren, während ein Teil umsigniert wurde (siehe unten). Im Zuge der Aufbereitung der Daten für den Upload auf Monasterium.Net wurden die Regesten im Jahr 2020 nochmals überprüft und gegebenenfalls ergänzt oder berichtigt.

Die Serie "B" enthält 255 Urkunden, die unter den Signaturnummern B 1 - 236 sowie B 1001 - 1022 verzeichnet sind. Unter B 44, B 55, B 97, B 165, B 177, B 201 - B203, B 217 - B 218 und B 233 finden sich jeweils zwei Urkunden, die mit "a" bzw. "b" näher gekennzeichnet sind. B 197 und B 200 sind in "a" bis "c", B 214 in "a" bis "e" und 166 in "a" bis "g" unterteilt.

Die Signaturen B 4 - B 5, B 7 - B 8, B 10 - B 11, B 13 - B 14, B 16, B 19 - B 23, B 26, B 28, B 31 - B 33, B 46, B 48 - B 50 wurden auf Signaturen der Reihe "A" umsigniert (vgl. die einzelnen Signaturen). Unter B 128, B 131 und B 161 sind von Karl Schrauf angefertigte Transkriptionen der Signaturen B 134, B 150 und B 162 erfasst.

Drei Signaturen der Urkundenreihe (B 92, B 166 g und B 200 c) wurden bei anderen Beständen eingeordnet: B 92 entspricht Lad. XXXIX.35.I, allerdings konnte nicht geklärt werden, ob die Urkunde nach der Erfassung durch Schrauf neu gereiht wurde oder ob es sich dabei um eine zweite und mittlerweile verloren gegangene Ausfertigung handelt. Dagegen wurden die Signaturen B 166 g und B 200 c eindeutig neu gereiht. Unter B 166 g findet sich ein Platzhalter, der auf die neue Signatur Lad. XL.I.14 verweist, während bei der Neureihung von B 200 c unter CA 2.1.26 das dem Original beiliegende Regest von Schrauf, das formal den sonstigen Regesten der Urkundenreihen entspricht, darauf hinweist.

Die Signaturen B 200 a und B 200 b sind nicht vorhanden; es existieren aber von Schrauf angefertigte Regesten.

Die ebenfalls in der Sammlungsreihe 108 zu findenden „Supplementa Urkundenreihen“ stehen nicht auf Monasterium.Net zur Verfügung. Diese Serie wurde vom Universitätsarchivar Franz Gall nach 1954 als Ergänzung zu den beiden schon vorhandenen Urkundenreihen zusammengestellt. 1954 fand Walter Goldinger im Allgemeinen Verwaltungsarchiv sechs Urkunden, die sich ursprünglich im Universitätsarchiv befunden hatten; die Urkunden wurden durch die Generaldirektion des Staatsarchivs dem Universitätsarchiv übergeben.

Die Urkunden wurden im 1737 angelegten Verzeichnis der in der "Arca ferrea" der Universität Wien befindlichen Wertsachen (R 36.9) unter den No. 1-3, 5-6 und 8 verzeichnet; am 11.04.1754 wurden sie im Zuge der Neuordnung der Universitätsfinanzen an die Niederösterreichischen Repräsentation und Kammer übergeben. Die Übernahmebestätigung der Kammer samt Abschriften von fünf der sechs Urkunden findet sich in Lad. XXXVII.17.

Nach der Rückstellung der Urkunden wurden sie gemeinsam mit anderen Urkunden verschiedener Provenienz (diverse Ladulae, Urkundenreihe A und B, Juridische Fakultät bzw. unbekannte Provenienz) als eigene Urkundenserie geführt. Lediglich die ebenfalls 1954 zurückgestellte Dotationsurkunde Herzog Wilhelms von 1405 wurde unter Ladula XLII.84 eingereiht.

Nach 1986 wurde ein Teil der Serie (Suppl. 1-8, 19) wieder in die ursprünglichen Serien rückgereiht.

Nicht auf Monasterium.Net ist der Bestand „Altes Universitätsarchiv“ zu finden, der unter der Signaturgruppe „AT-UAW/Ladulae“ Archivalien aus der Provenienz des Rektorats und der Universitätsstiftungen umfasst. Seine Ordnung geht auf das frühe 18. Jahrhundert zurück, als im Jahre 1708 der erste namentlich bekannte Universitätsarchivar P. Ambrosius Vernis ein Inventar des Universitätsarchivs anlegte (Cod. R 36.1). Eine gründliche Revision und Erweiterung der Bestände sowie die Anlage von Archivrepertorien erfolgte im Auftrag des zweimaligen Rektors Gottfried Bessel, Abt von Göttweig, 1727. Darauf aufbauend legte Anton Hye von Glunek 1836 ein umfangreiches Inventar und Findbuch an (Cod. R 36/8). Gleichzeitig ließ er für die Unterbringung des Archivs den heute noch in Verwendung stehenden hölzernen Archivkasten anfertigen, der in Ladulae entsprechend der Bestandssignaturen unterteilt ist. Unterteilt in 42 Ladulae werden heute in diesem Bestand Urkunden und Akten der Bursenarchive, Universitäts- und Stipendienstiftungen sowie die Stiftungsurkunden und Konfirmationsbriefe der Universität Wien aufbewahrt.

Ebenfalls nicht auf Monasterium.Net enthalten ist die Sammlungsreihe 107 – „Neue Urkundenreihe“. Sie umfasst Urkunden eines Sammelbestandes aus Dokumenten von Ankäufen und Schenkungen, die hauptsächlich aus dem 19. und 20. Jahrhundert stammen.

Rudolf Kink, Geschichte der kaiserlichen Universität zu Wien, 2 Bde. (1854).

Moritz Thausing, Die Celtes-Ciste der Wiener Universität. Nach einem Vortrage, gehalten im Wiener Alterthums-Vereine am 17. October 1876. Wien 1878.

Artur Goldmann, Die Wiener Universität 1519-1740 (= Separatabdruck aus Bd. VI der "Geschichte der Stadt Wien", hrsg. vom Alterthumsvereine zu Wien). Wien 1917.

Helmuth Grössing/Richard Mauterer, Das Siegel des Konrad Celtis im Archiv der Universität Wien. In: Archiv der Geschichte der Naturwissenschaften 13 (1985), S. 609-612.

Richard Perger, Universitätsgebäude und Bursen vor 1623, in: Günther Hamann/Kurt Mühlberger/Franz Skacel (Hrsg.), Das Alte Universitätsviertel in Wien, 1385-1985 (=Schriftenreihe des Universitätsarchivs 2), 1985, S. 75-102.

Kurt Mühlberger/Marija Wakounig, Vom Konsistorialarchiv zum Zentralarchiv der Universität Wien. Die Neuorganisation und Erweiterung des Archivs der Universität Wien im 19. Jahrhundert unter der Einflußnahme Theodor von Sickels. In: Scrinium 35 (1986), S. 190-213.

Joseph Chmel, Zur Geschichte des österreichischen Freiherren-Geschlechtes der Eitzinger von Eitzing, in: Archiv für Kunde österreichischer Geschichts-Quellen 1, 1848, H. 2, S. 1-69.