Im Zuge der Bestandsbereinigungen zwischen den Staatlichen Archiven in Bayern wurden die Archivalien aus dem Archiv des ehemaligen Zisterzienserklosters Ebrach nach und nach im Staatsarchiv Würzburg zusammengeführt. Maßgeblich dafür war die historische Zugehörigkeit des Klosters zum Hochstift Würzburg, für dessen Archivalien das Staatsarchiv Würzburg allein zuständig ist. Nachdem der gesamte Urkundenbestand aus dem ehemaligen Klosterarchiv nunmehr komplett in Würzburg verwahrt wird, bot sich die Gelegenheit, die an das Staatsarchiv Würzburg abgegebenen Ebracher Urkunden sowie die dort auf verschiedene Bestände verteilten Stücke Ebracher Provenienz zu einem Fonds „Kloster Ebrach Urkunden“ zusammenzuführen. Dieser enthält alle Urkunden, die sich eindeutig oder doch mit großer Sicherheit der Provenienz „Kloster Ebrach“ zuordnen lassen, d. h. alle Urkunden, die sich im vormaligen Klosterarchiv zum Zeitpunkt seiner Auflösung befanden.

Für Urkunden, welche sich 1802/03 in den Registraturen der Außenämter nachweisen lassen, werden eigene Fonds gebildet (bisher Kloster Ebrach, Amt Katzwang Urkunden). Der Fonds „Kloster Ebrach Urkunden“ besteht aus:

1. Ebracher Urkunden vor 1401, die aus dem Hauptstaatsarchiv München, wo sie in den Bestand „Bamberger Urkunden“ eingegliedert waren, nach Würzburg kamen.

2. Urkunden nach 1400, die im Staatsarchiv Bamberg lagen und aufgrund der Vereinbarungen über die Bestandsbereinigung an das Staatsarchiv Würzburg abgegeben worden waren. Dort bildeten sie bisher den Hauptteil des Bestandes Urkunden der Klöster Ebrach, Ilmbach und Astheim unter der Bezeichnung „Kloster Ebrach Urkunden Rep. A 190“.

3. Urkunden über Besitzungen des ehemaligen Klosters, die aufgrund des Staatsvertrages von 1810 mit den zugehörigen Archivalien an das Großherzogtum Würzburg übergegangen waren. Diese wurden im Staatsarchiv Würzburg unter den „Würzburger Urkunden“ eingeordnet, wobei allerdings die Stücke vor 1401 später an das Hauptstaatsarchiv München abgegeben werden mussten, wo sie zusammen mit den aus Bamberg gekommenen Klosterurkunden vor 1401 in die „Bamberger Urkunden“ eingereiht wurden.

Das vorliegende Repertorium versteht sich als Hilfsmittel zur Erschließung des neuen Bestandes „Kloster Ebrach Urkunden“. Es bringt zu jeder Urkunde eine kurze Inhaltsangabe, ein Verzeichnis der in der Urkunde erwähnten Orte und Personen sowie Angaben zum Beschreibstoff und zu den Beglaubigungsmitteln. Angegeben sind auch die alten Signaturen sowie die Fundorte in den bisher gültigen Findbüchern. Die neuen, für die Bestellung der Urkunden ab sofort gültigen Signaturen sind zu Beginn jedes Eintrags in Fettdruck unter der Rubrik „Bestellsignatur“ angegeben. Mit dem neuen Repertorium verlieren die alten Repertorien, soweit sie die Urkunden des Klosters Ebrach betreffen, ihre Gültigkeit. Es handelt sich dabei zunächst um das Repertorium 27 „Urkunden der Klöster Ebrach, Ilmbach und Astheim“ für die Urkunden des Klosters Ebrach, d. h. für die bisherigen Bestellnummern 1 – 862. Dies betrifft dann auch die Einträge von Urkunden des Klosters Ebrach in dem Repertorium der Würzburger Urkunden (im Wesentlichen handelt es sich dabei um die Einträge im Repertorium 01, Bd. VI, ab S. 281). Wie bereits bemerkt versteht sich das vorliegende Repertorium als Hilfsmittel zur Erschließung des neuen Bestandes. Keinesfalls handelt es sich dabei um eine Edition oder ein Regestenwerk im wissenschaftlichen Sinne. Bei der Arbeit wird daher der Griff zum Original in den meisten Fällen auch weiterhin unumgänglich bleiben. Allerdings umfasst das vorliegende Repertorium nicht den gesamten Bestand „Kloster Ebrach Urkunden“, sondern lediglich die Urkunden ab 1306 November 30, d. h. die vom Amtsantritt des Abtes Friedrich von Leuchtenberg bis zur endgültigen Aufhebung des Klosters im Jahr 1803 im Klosterarchiv verwahrten Stücke.

Für die früheren Urkunden ist grundsätzlich die Arbeit von Elke Goez: Codex diplomaticus Ebracensis I. Die Urkunden der Zisterze Ebrach 1127 – 1306 (Veröffentlichungen der Gesellschaft für fränkische Geschichte, Reihe III, Bd. 7 I / 1+2), Neustadt/Aisch 2001) heranzuziehen. Sie bringt für jede Urkunde eine kurze Inhaltsangabe sowie den kommentierten Vollabdruck des Textes. Auf eine Einarbeitung der von Frau Dr. Goez edierten Urkunden in das vorliegende Repertorium wurde verzichtet. Da die Urkunden vor 1306 November 30 durch das Urkundenbuch als erschlossen gelten müssen, werden sie im Original nur noch in begründeten Ausnahmefällen vorgelegt. Zu beachten ist, dass in das Urkundenbuch auch die kopiale Überlieferung, soweit sie im Klosterarchiv greifbar war, aufgenommen wurde, also auch Stücke, die sich nur in den Kopialbüchern oder sonstigen Aufzeichnungen erhalten haben. In den neuen Bestand „Kloster Ebrach Urkunden“ konnte die kopiale Überlieferung natürlich nur dann aufgenommen werden, wenn sie sich in irgendeiner Form im Urkundenarchiv des Klosters niedergeschlagen hatte. Stücke, die nur in den Kopialbüchern oder sonstigen Aufzeichnungen außerhalb des Urkundenarchivs überliefert sind, wurden in das Repertorium im Gegensatz zum Urkundenbuch nicht aufgenommen.