Stift Neumünster wurde 1057 oder 1058 von dem Würzburger Bischof Adalbero von Lambach-Wels mit Unterstützung des Edelfreien Emehard aus dem Haus der Grafen von Rothenburg-Comburg und der Königin Richiza von Polen gegründet. Er verpflanzte dazu die Kanoniker aus dem bereits bestehenden Kanonikerstift St. Peter, Paul und Stephan in der Würzburger Vorstadt Sand in die von ihm errichteten neuen Stiftsgebäude neben dem Würzburger Dom und wandelte das alte Stift in ein Benediktinerkloster, das spätere Kloster St. Stephan, um. Neumünster entwickelte sich rasch zu einer wichtigen Stütze der bischöflichen Herrschaft in der Stadt.

Im Zuge der Säkularisation wurde das Stift 1803 aufgelöst.

Erstmals 1206 und danach noch des öfteren wird die camera ecclesiae als Aufbewahrungsort für die Urkunden des Stifts erwähnt. Diese befanden sich somit in der ersten Hälfte des 15. Jahrhunderts in der Sakristei der Stiftskirche (hinter dem Johannes-Chor). Ebenfalls schon früh wurde damit begonnen, den Urkundenvorrat in Kopialbücher zu übertragen.

Gegen Ende des 16. Jahrhunderts gab es noch weitere Aufbewahrungsorte für Urkunden. So lagerten die die Stiftsvikarien betreffenden Urkunden im Turmgewölbe. Man begann nun mit Ordnungsarbeiten, in deren Verlauf die Archivbestände bis etwa 1612 an einem Ort zusammengeführt wurden.

Den Dreißigjährigen Krieg überstand das Archiv des Stifts ohne größere Verluste, geriet allerdings wieder in Unordnung. Gemäß Kapitelsbeschluss vom 25. Mai 1655 wurde es in den folgenden Jahren in ein Gewölbe beim Marienchor der Stiftskirche verbracht.

Besonders wertvolle Stücke wurden auch in einer Nebenkammer des Chores ausgestellt. Die durch den Umzug verursachte Unordnung wurde danach durch die Entnahme von Archivalien durch Stiftsangehörige noch vergrößert. 1691 stellt das Kapitel schließlich den aus Friedrichroda in Thüringen stammenden Johann Balthasar Seebach als Registrator mit der Aufgabe ein, alle Dokumente wieder zusammenzuführen und das gesamte Archiv neu zu ordnen. 1693 legte Seebach ein Generalrepertorium des Archivs vor (heute StA Würzburg, Standbuch 207), das bis zur Aufhebung des Stifts seine Gültigkeit behielt, indem spätere Dokumente in dieses Repertorium nachgetragen wurden.

1756 hat der Registrator Johann Georg Schultz einen Ortsindex zu dem Repertorium angelegt (heute StA Würzburg, Standbuch 208). Seebach hat, wie aus den Rückvermerken der Urkunden zu ersehen ist, eine ältere, nach Großbuchstaben geordnete Aufstellung durch eine nach sieben Sachgruppen gegliederte ersetzt:

1. Das gemeine Stift betreffend;
2. Kellereiamt;
3. Chorschüleramt;
4. Prokurazeiamt;
5. Präsenzamt;
6. Obleiamt;
7. Propstei;

Die einzelnen Sachgruppen sind in ladulae, diese wiederum in capseln unterteilt, innerhalb deren die Einzelurkunden und Akten Nummern erhielten.

Die Urkunden aus dem Stiftsarchiv lassen sich daher an ihren Rückvermerken relativ leicht erkennen. Diese nennen bis auf wenige Ausnahmen Sachgruppe, Lade, Kapsel sowie die Nummer der jeweiligen Urkunde. Angegeben ist zumeist auch das Kopialbuch, in das die betreffende Urkunde eingetragen wurde.

Nach der Auflösung des Stifts wurde sein Archiv aufgeteilt. Die Hauptmasse der Urkunden kam in das damalige königliche Archiv –heute Staatsarchiv- Würzburg. Der komplizierte Weg der sonstigen Archivalien des Stifts Neumünster soll an dieser Stelle nicht dargestellt werden. Von den Urkunden mussten aber alle vor dem Jahr 1401 ausgestellten Urkunden in den dreißiger Jahren des 19. Jahrhunderts an das damalige Reichsarchiv –heute Bayerisches Hauptstaatsarchiv- München abgegeben werden. Sie kamen erst 1993 nach Würzburg zurück. Da das Stift Besitzungen und Rechte in nicht wenigen Orten besaß, die bei Umgestaltung des Reichs direkt an das Königreich Württemberg bzw. 1805 zunächst an den Deutschen Orden und nach dessen Auflösung ebenfalls an Württemberg gefallen waren, gelangte ein Teil des Neumünsterer Archivs, das auf diese Orte Bezug nahm, an Württemberg.

Die Archivalien wurden vom Reichsarchiv München und dem königlichen Archiv in Würzburg an das spätere Hauptstaatsarchiv Stuttgart und wohl z. T. auch an das Filialarchiv Mergentheim extradiert, von wo sie 1969 bei der Neugliederung der württembergischen Bestände an das Staatsarchiv Ludwigsburg übergeben wurden.

Im Zuge des zwischen Bayern und Württemberg vereinbarten Archivalienaustausches kamen sie 1997 wieder zurück in das Staatsarchiv Würzburg. Einzelne Urkunden aus dem ehemaligen Stiftsarchiv befinden sich heute auch noch in der Archivaliensammlung des "Historischen Vereins von Unterfranken und Aschaffenburg". Bestandsformierung: Der vorliegende provenienzreine Fonds "Stift Neumünster, Urkunden" fasst alle derzeit bekannten einschlägigen Urkunden aus dem ehemals Münchner Teilbestand und dem vor Ort verbliebenen Pertinenzbestand der Würzburger Urkunden sowie aus den diversen Beständen des Staatsarchivs Ludwigsburg, insbesondere aus dem Bestand B 550, zusammen. Damit ist nach über 200 Jahren ein wesentlicher Teil des ehemaligen Stiftsarchivs wiederhergestellt. Wie bereits erwähnt, lässt sich die Zugehörigkeit zum ehemaligen Stiftsarchiv aus den signifikanten Rückvermerken relativ einfach ermitteln.

Nicht aufgenommen wurden aus besitzrechtlichen Gründen die wenigen in der Urkundensammlung des "Historischen Vereins von Unterfranken und Aschaffenburg" liegenden Stücke. Sie gehören heute den "Freunden Mainfränkischer Kunst und Geschichte". Der Fonds umfasst derzeit 1927 Objekte, doch ist nicht auszuschließen, dass bei weiteren Ordnungsarbeiten noch einzelne Urkunden ermittelt werden können. Die Urkunden wurden innerhalb des Fonds in chronologischer Reihenfolge gelegt und neu verzeichnet.

Die Bestellweise ist für jede Urkunde am Beginn ihres Eintrags im Repertorium in Fettschrift angegeben. Sie richtet sich im Regelfall nach dem Ausstellungsdatum.